Theo quyết định ngày 12/09/2018 chính phủ đã chính thức ra nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định và xác định rõ thời hạn chính xác phải chuyển sang hóa đơn điện tử.
Bạn là doanh nghiệp mới thành lập hoặc được mời gọi sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy doanh nghiệp đang sử dụng. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa? những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Dịch vụ kế toán thuế trọn gói Hưng Cát Lợi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: vé, tcm thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định có liên quan đến pháp luật.
Thời điểm bắt buộc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc đặt mua của cơ quan thuế).
Nội dung của hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm dưới đây:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
- Tênsố lượng, đơn vị tính, dịch vụ, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất,thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký số và điện tử của người bán, người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với cơ quan thuế có mã hóa đơn điện tử.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
- Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình.
- Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố.
- Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố.
- Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế.
Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí:
- In hóa đơn (Lưu ý: Chỉ khi cần in hóa đơn khi khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy).
- Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Sẽ được phát hành qua thông tin điện tử thông qua portal hoặc e-mail).
- Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ).
Dễ dàng quản lý:
- Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu.
- Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn.
- Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty.
- Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
Thuận tiện sử dụng:
- Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.
- Dễ dàng trong việc lưu trữ.
- Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
Đối với hóa đơn có mã cơ quan thuế
Trường hợp Chưa gửi cho người mua
- Lập mẫu 04 (Phụ lục nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã sai.
Trường hợp Đã gửi cho người mua
- Lập văn bản thỏa thuận có xác nhận của người bán và người mua về việc sai sót.
- Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới thay thế.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện
- Cơ quan thuế gửi mẫu 05 phụ lục của nghị định 119/2018 yêu cầu điều chỉnh hóa đơn sai sót.
- Trong vòng 2 ngày, Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới thay thế.
- Đối với hóa đơn không có mã cơ quan thuế.
Trường hợp đã lập và gửi cho người mua
- Lập văn bản thỏa thuận có xác nhận của người bán và người mua về việc sai sót.
- Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới thay thế.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện
- Cơ quan thuế gửi mẫu 05 phụ lục của nghị định 119/2018 yêu cầu điều chỉnh hóa đơn sai sót.
- Trong vòng 2 ngày, Người bán lập mẫu 04 (PL nghị định 119/2018 về hóa đơn điện tử) gửi cơ quan thuế để hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới thay thế.
Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị viết sai, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác , hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống, công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
Quý khách có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử xin hãy liện hệ Đại lý dịch vụ báo cáo thuế Hưng Cát Lợi để tiến hành thủ tục phát hành hóa đơn điện tử nhé.
